Belang Management Letter

Een management-letter is in principe voor intern gebruik maar kan voor ook potentiële kopers of investeerders waardevolle informatie bevatten. Vaak zet een accountant de belangrijkste bevindingen uit zijn controlewerkzaamheden op papier voor het management van een bedrijf.

In de ‘management-letter’ formuleert hij meestal ook adviezen die logisch uit zijn bevindingen blijken. Deze brief heeft vooral een intern karakter en is doorgaans ook geen onderdeel van het accountantsrapport. De management- letter wordt  dan ook bijna nooit ter beschikking gesteld aan externe belanghebbenden. Toch kan deze brief voor potentiële kopers of investeerders waardevolle informatie bevatten en is daarom van belang bij een bedrijfsverkoop.

Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:

• Terugkoppeling op de aanbevelingen uit voorgaande management-letters
  Het zegt veel over de kwaliteit van het management of eerdere aanbevelingen voortvarend zijn opgepakt of dat ze deze naast zich neer heeft gelegd.

• (Verloop van) de accountantscontrole
  Vragen van de accountant kunnen inzicht geven in de risico’s in het jaarverslag. De post Onderhanden Werk is bijvoorbeeld slechts een getal op de balans van de jaarrekening. Ik zou hier zeker vragen over stellen als ik lees dat de accountant zich afvraagt of het terecht is dat er op het moment van ondertekening van een nieuw contract al 40 procent van de projectwinst wordt genomen. Dat lijkt immers niet erg realistisch.

• Het functioneren van de organisatie nu en in de toekomst
  Het kan dan gaan over de betrouwbaarheid van de managementinformatie en in hoeverre dit aansluit op de financiële administratie. Hierbij kan sprake zijn van een ontoereikende budgettering en de daarop gebaseerde kostenbewaking of van slecht debiteurenbeheer.

• Invloed van marktontwikkelingen en andere omgevingsfactoren op de besturing van de organisatie
  Belangrijke wetswijzigingen, zoals aangescherpte milieuwetgeving, kan een belangrijk aandachtspunt zijn in het licht van nieuwe investeringen of de houdbaarheid van het business model.

• Automatisering
  De impact van een tekort schietend ICT-implementatie traject kent vele horrorverhalen. Denk maar aan enorme budgetoverschrijdingen, verkeerde kostprijscalculaties of tijdelijke leveringsproblemen die een gezond bedrijf ten gronde kunnen richten.
  
  

Belang management letter

Uit het bovenstaande blijkt dat de management-letter (adviesbrief van de accountant) een belangrijk document kan zijn voor (potentiële) kopers of investeerders van de onderneming. Deze brief kan immers belangrijke bevindingen en adviezen bevatten ten aanzien van bijvoorbeeld de administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen. Deze bevindingen en adviezen kunnen weer belangrijke informatie opleveren voor de beoordeling van risico’s die worden gelopen en de wijze waarop deze worden beheerst. Het bestuur van de onderneming zal volgens mij niet altijd happig zijn om deze managementletter te verstrekken en is daar toe ook niet verplicht. Maar vragen staat vrij en soms kan een weigering ook veel veelzeggend zijn.